Poistuminen | Toimielimet | Kaupunginhallitus | Pöytäkirja 16.04.2012

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 16.04.2012 Pykälä 92




Sivistyslautakunta
§ 16
13.03.2012
Kaupunginhallitus
§ 92
16.04.2012

 

Koulujen siivous

 

3688/10.03.02/2012

 

Sivltk § 16

Khall § 92

Sivistyslautakunnan suomenkielinen jaosto 7.3.2012 § 17

 

Valmistelija:
Opetuspäällikkö Paula Sundqvist, puh. 050 375 3592

Esittelijä:
Opetuspäällikkö Paula Sundqvist, puh. 050 375 3592

etunimi.sukunimi@parainen.fi

 

Paraisten kaupunki teki ostopalvelusopimuksen koulujen siivouksesta 1.1.2012 alkaen Sodexo Oy:n kanssa. Siivouksen taso eri kouluissa on vaihdellut huomattavasti. Opetuspäällikkö selvittää tilannetta kokouksessa.

 

Ehdotus:
Ehdotus annetaan kokouksessa.

 

Esittelijä teki kokouksessa seuraavan ehdotuksen:

 

Sivistyslautakunnan suomenkielinen jaosto toteaa, että koulujen odotukset siivouksen toimivuudesta alku vaikeuksien jälkeen ovat positiiviset, koska koulujen tekemiin reklamaatioihin on reagoitu ja koulujen siivousaikaa on lisätty. Osa siivoojista on kuitenkin kokemattomia ja ilman siivousalan koulutusta, mikä näkyy vielä Paraistenseudun koulun siivouksen tasossa. Jaosto painottaa, että puhdas ja siisti koulu ja siisteyden ylläpitäminen on myös kasvatuksellinen toimenpide.

 

Päätös:
Esittelijän kokouksessa tekemä ehdotus hyväksyttiin.

 

___________________________

 

 

Pöytäkirjanote:
Lautakunta

 

 

Sivistyslautakunnan ruotsinkielinen jaosto 12.3.2012 § 17

 

Valmistelija:

ja esittelijä:
Opetuspäällikkö Ulrika Lundberg, puh. 050 375 3593

etunimi.sukunimi@parainen.fi

 

 

Paraisten kaupunki kilpailutti kaupungin kiinteistöjen siivouspalvelut syksyllä 2011; kilpailutuksen tuloksena Sodexo Oy valittiin palvelun tuottajaksi Paraisten kunta-alueelle. Kaupunginhallitus hyväksyi 23.1.2012 Sodexo Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen. Sopimusaika on 1.1.2012-31.12.2014 ja sopimukseen sisältyy kahden vuoden optiomahdollisuus.

 

Kaupunginhallituksen valmistelutekstistä käy ilmi, että sopimuksen keskeinen sisältö on varmistaa laatutaso reklamaatiomenettelyn avulla, mikä merkitsee siivoamisen laadun seurantaa ja äärimmäisenä mahdollisuutena toiminnan uudelleen organisointia. Sopimus määrittää siivouksen laadun työn lopputuloksena.

 

Heti sopimuskauden alkamisen jälkeen siivouksessa oli suuria puutteita etenkin keskusta-alueen suurissa kouluissa. Koska siivous lyötiin laimin suuren osan aikaa edellisellä, ISS:n kanssa voimassa olleella sopimuskaudella, koulujen puolelta on nyt pyritty antamaan välittömästi palautetta, jotta puutteet voidaan korjata heti uuden sopimuskauden alussa.

 

Jo viikolla 2 ilmoitettiin ensimmäisen kerran kaaoksesta, joka koski etenkin Malms skolan, Sarlinska skolanin, Paraistenseudun koulun ja Koivuhaan koulun siivousta. Opetuspäälliköt tapasivat 11.1. siivoustyönjohtajan Marjut Liukkosen. Kaupunginjohtaja kutsui kokouksen koolle viikolla 3 ennen kaupunginhallituksen siivoussopimuksen käsittelyä. Kokoukseen osallistuivat kaupunginjohtajan lisäksi palvelutoimintojen päällikkö Seppo Pihl, siivoustyönjohtaja Marjut Liukkonen, kaupunginlakimies Monica Avellan ja opetuspäälliköt.

 

Siivouspalvelujen laatu ei ole parantunut lukuisista reklamaatioista huolimatta sopimuskauden reilun kahden ensimmäisen kuukauden aikana varsinkaan Malms skolassa ja Sarlinska skolanissa siitä huolimatta, että kaupunki on palkannut ylimääräisen laadunvalvojan ja siivoustuntien määrää on lisätty. Pinnat ovat edelleen huolimattomasti siivottuja ja osaksi ne on jätetty kokonaan siivoamatta. Vessat ja pukuhuoneet mm. Malms skolan uima-altaan yhteydessä ovat siivottomassa kunnossa. Henkilökuntaa on liian vähän ja vaikuttaa siltä, että henkilökunnalta puuttuu kokonaan alan koulutus. Useissa kouluissa henkilökunta on vaihtunut useaan otteeseen kuluneen kahden kuukauden aikana. Uusien työntekijöiden töihin perehdyttäminen on puutteellista tai sitä ei ole ollenkaan, ja rehtori/kanslisti on useasti saanut luvan auttaa uusia siivoajia, jotka ovat ilmestyneet paikalle.

 

Kouluilla on oikeus laadullisesti hyvään siivoukseen, joka on edellytyksenä turvalliselle ja viihtyisälle työympäristölle sekä oppilaiden että henkilökunnan kannalta. Terveysnäkökulmasta on erityisen tärkeää, että siivous toimii tiloissa, joita sadat ihmiset käyttävät päivittäin. Siivouspalveluiden hankkijana ja tilaajana Paraisten kaupungin on vaadittava täysipainoista palvelua. Jos toimittaja ei pysty tarjoamaan sitä palvelua, josta kaupunki maksaa, on ryhdyttävä hyväksytyn sopimuksen mahdollistamiin toimenpiteisiin.

 

 

Ehdotus:
Sivistyslautakunnan ruotsinkielinen jaosto kiinnittää sivistyslautakunnan huomioon Sodexo Oy:n toimittamien siivouspalvelujen edelleen huonoon laatuun ja ehdottaa, että lautakunta vaatii kaupunginhallitusta välittömästi ryhtymään toimenpiteisiin Sodexo Oy:n kanssa tehdyn siivoussopimuksen noudattamiseksi kaikissa kouluissa. Jos näin ei tehdä, tulee sopimus sanoa irti ja siivoustoiminnan tulee siirtyä kaupungin omaksi työksi.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

 

 

Päätös:
Ehdotus hyväksyttiin. Pykälä tarkastettiin välittömästi.

 

________________________________

 

 

Pöytäkirjanote
Sivistyslautakunta 

 

Sivistyslautakunta § 16 

Valmistelija ja

esittelijä:
Opetuspäällikkö Ulrika Lundberg, puh. 050 375 3593

etunimi.sukunimi@parainen.fi

 

 

 

Ehdotus:

Sivistyslautakunta toteaa, viitaten asian käsittelyyn sivistyslautakunnan jaostoissa, että siivouspalvelut eivät vieläkään täytä Sodexo Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen mukaisia laatuvaatimuksia. Ongelmat koskevat etenkin suurimpia koulurakennuksia, Malms skolaa ja Sarlinska skolania. Myös päiväkodeissa laatu on ollut epätasainen, samoin kuin perhetalo Ankkurissa. Eräissä päiväkotiyksiköissä siivoustyöntekijät ovat vaihtuneet useaan otteeseen kahden ensimmäisen sopimuskuukauden aikana, mikä on johtanut puutteelliseen lopputulokseen.

 



Sivistyslautakunta edellyttää, että kaupunginhallitus ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin Sodexo Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen noudattamiseksi kaikissa kouluissa ja päiväkodeissa. Jos näin ei tehdä, tulee sopimus sanoa irti ja siivoustoiminnan tulee siirtyä kaupungin omaksi työksi.

Päätös

Jäsenet Timo Söderholm ja Christoffer Mannström ehdottivat seuraavaa lisäystä ennen ehdotuksen viimeistä kappaletta:

 


"Sivistyslautakunta suhtautuu kriittisesti siihen, ettei sivistysosasto saanut osallistua siivouspalvelujen hankintaan, etenkin mitä tulee laatutason määrittämiseen.


Lautakunta asettaa kyseenalaiseksi sen, että kaupunki palkkaa vielä laatutarkistajan, jonka työ ei paranna siivoustulosta kaikissa yksikössä."

 


Jäsen Ann-Christin Nyström kannatti ehdotusta.


Esittelijä yhtyi lisäykseen, minkä jälkeen sivistyslautakunta hyväksyi täydennetyn ehdotuksen.

 


Pykälä tarkastettiin välittömästi.

 


____________________________________



Pöytäkirjanote
Kaupunginhallitus   

Kaupunginhallitus


Valmistelija:
Kiinteistöpäällikkö Seppo Pihl, puh. 0400 451 424

Esittelijä:
Kaupunginjohtaja Folke Öhman, puh. 040 707 3155

etunimi.sukunimi@parainen.fi

 

Sodexo Oy:n kanssa solmitun sopimuksen mukaisesti siivoustoiminta käynnistyi vuoden 2012 alussa. Sopimuksen myöhäinen hyväksyntä vaikeutti toiminnan aloittamista valmisteluajan jäädessä tavanomaista lyhyemmäksi.

Sopimuksen mukaisesti Paraisten kaupunki ostaa siivoustyön kriteerinä siivouksen lopputulos, jolloin käytettyjen suoritemäärien kertymä ei ole kriteeri. Yhtiö on kasvattanut suoritemääriään ollen aikaisempien määrien tasolla tai niiden yläpuolella.

 

Lopputuloksen ollessa kriteerinä on tärkeää reaaliaikainen valvonta ja tarvittava reklamointi.

 

Siivoustyön lopputuloksen laatu on toiminnan alussa poikennut sopimuksen määrittelyistä ollen kokonaisuutena selkeästi matalammalla tasolla. Laatu on parantunut toiminnan alun matalasta lähtötasosta ja poikkeamien määrä ja hajonta on selkeästi vähentynyt. Puutteet, jotka edelleen ovat poikenneet sovituista määrittelyistä, ovat kuitenkin olleet laajuudeltaan suuria ja keskittyneet samoihin tiloihin.

 

Valvontaa on suoritettu yhdessä käyttäjien kanssa, jolloin saatu palaute on ollut peruste kokonaislaadun määrittämiselle. Toiminta on ollut hyvää yhteistyötä ja on saatu selkeä kokonaiskuva tilanteesta, jonka perusteella on reklamoitu toimittajaa. Laadun määrittämiseen on osallistunut käyttäjän edustaja ja kaupungin siivoustyönjohtaja. Käyttäjiltä on viikoittain saatu palaute, jota on käytetty kokonaisuuden määrittämiseen. Toimittajan edustaja on ollut mukana erikseen määritellyillä laatukierroksilla. Periaatteena on, että yhdessä toimien käyttäjä ja palvelutoiminnot voivat onnistua hyvän laadun suhteen.

 

Kaupunki on tehostanut valvontaa kokonaislaadun selkiyttämiseksi palkkaamalla määräaikaisen laadun valvojan siivoustyönjohtajan lomasijaiseksi ylimitoittaen loma-ajan pituus. Toiminnan avulla on saatu tarkennettu kokonaiskuva tilanteesta.

 

Kokonaislaadun tarkentamiseksi on valvontaa täydennetty ulkopuolisella laadun valvonnalla. Alan toimintaan erikoistunut yhtiö Koccus Oy on suorittanut valvontaa määritetyissä kohteissa varmistaen laadun tason.

 

Toimittaja on suorittanut omavalvontaa, joista on toimitettu tulokset kaupungille. Omavalvonta on oltava todennettavissa toiminnan jatkamiseksi ja siksi sen reaalisuus on olemassa. Omavalvonta on painottunut laatutarkistuksiin, joita suoritetaan säännöllisin väliajoin.

 

Teknisiä mittauksia pölyn ja orgaanisen lian määrittämiseksi ei ole tässä vaiheessa suoritettu.

 

Kokonaisvaltaisen laadun valvonnan tuloksena ovat poikkeamat saatu määritettyä ja siivouksen laadun lopputulos on kehittynyt kokonaisuutena positiiviseen suuntaan.

 

Laadunvalvonnan tuloksena todetaan koko siivousalaan kohdistuvan siivoustyön lopputuloksen laadun omaavan poikkeamia, jotka ovat vakavia ja laajuudeltaan suuria.

 

Tasalaatuisuuden puuttuminen on poikkeama. Siivottavassa alueessa laatuvaihtelua esiintyy, mutta se on hyväksyttävässä toleranssissa, mikä tarkoittaa keskimääräisenä arvona määritettyä laatutasoa, joka on nimetty siivoussopimuksessa, ja mittarina käytetään palautemäärää.

Laadun poikkeamia on esiintynyt karkeasti arvioiden alkuvaiheessa koko siivottavan massan alueella, mutta poikkeamat ovat keskittyneet Malmin ja Sarlinin koulujen, palvelutalon, Koivuhaan ja Paraistenseudun koulun siivoustyöhön. Henkilöstön vaihtuvuus varsinkin toiminnan alussa on ollut suuri ongelma. On ollut päiväkotiympäristössä toimintaa, jolloin toimintaa on tehty käyttäjän seurannan mukaisesti 9 eri henkilön toimesta sijaisuuksien ja uudelleen organisointien takia. Henkilöstön vähäinen kokemuspohjainen osaaminen ja sitoutuminen ovat keskeiset syyt laadun poikkeamille. Useat henkilövaihdokset ovat vaikuttaneet hidastavasti laadun positiiviseen kehitykseen. Reaaliaikaisena arviona on, että positiivisen kehityksen tuloksena poikkeamat keskittyvä t Malmin ja Sarlinin koulujen siivoustyön lopputulokseen.

 

Palvelutoiminnot on lähettänyt toimittajalle 14.3. reklamaation, jonka mukaan yhtiöllä on 30 vrk aikaa saattaa siivouksen lopputulos sopimuksessa esitetylle tasolle. Mikäli lopputuloksen laatu ei ole sopimuksen määrittelyä vastaavalla tasolla, on Paraisten kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus 6 kk irtinomisajalla.

 

Kaikki laadun valvonnan tulokset huomioiden arvioidaan Malmin koulun osalta laatu sopimusta vastaavaksi käsitteenä asiallinen-riittävä poislukien laatuvaihtelu ajan funktiona. Sarlinin koulun laatutasossa on laajoja poikkeamia sopimuksen määrittelyihin verrattuna, mutta laatua tarkkaillaan reklamaatioajan loppuun asti. Kyseisten määrittelyiden osalta siivottaville pinnoille kertyy pölyä ja likaa siivouskertojen välillä, koska missään olosuhteessa ei voida siivoustyötä suorittaa koko ajan koko laajuudessa. Kertyvät epäpuhtaudet on kuitenkin poistettava seuraavilla siivouskerroilla. Mikäli halutaan virheetön lopputulos, on tavoiteasettelua muutettava.

 

Yhteenvetona tilanteesta todetaan, että ei voida hyväksyä puutteita massassa, jotka eivät täytä sopimusmäärittelyjä poikkeamina tai laadun tasalaatuisuutena. Positiivista on ollut henkilöstömitoituksen asteittainen kasvattaminen suuruusluokkana 120 tuntiin päivässä, mikä vastaa tai jopa ylittää aikaisemman mitoituksen. Siivouksen lopputuloksen ongelmana on ollut henkilöstönvähäinen kokemus ja osaaminen sekä sitoutuminen. Ongelma on yleinen, mutta kokemuksen ja jatkuvan koulutuksen avulla tilanne paranee. Ongelmakokonaisuutta täydentää kaupungin omavalvonnan riittämättömyys ja kohdistus, jonka tuloksena ei saada tarvittavaa kokonaiskuvaa tilanteesta ja tällöin emme reklamoi oikein. Valvontaa pitää suorittaa entistä tehokkaammin ja yhdessä käyttäjien kanssa, jolloin yhdessä laatua voidaan arvioida eri näkökulmista yhteisen laatutiimin avulla.

 

Kokonaisuutena siivouksen laatu koko siivousalan osuudella on sopimuksen määrittelyn mukainen huomioiden tasalaatuisuuden toleranssi. Poikkeuksia ovat Malmin koulun laadun vaihtelu sekä Sarlinin koulun laajat laatupoikkeamat, jotka eivät täytä sopimuksen määrittelyjä reaaliaikaisena arviointina. Arviointia vaikeuttavat laadun vaihtelut ajan funktiona, jolloin valvontaa on koko ajan suoritettava.

 

Liite 17
Reklamaatio 14.3.2012

 

Ehdotus
Kaupunginhallitus toteaa, että Sodexo Oy:lle tehty reklamaatio ei ole johtanut siihen, että siivous täyttäisi sopimuksen vaatimukset.

 

Kaupunginhallitus tekee uuden reklamaation ja edellyttää, että sopimuksen kaikkien ehtojen on oltava täytetty toukokuun 2012 kuluessa.

 

Kiinteistöpäällikölle annetaan tehtäväksi selvittää yhdessä kaupunginlakimiehen ja sivistysosaston päällikön kanssa edut ja haitat siivouksen hoitamisesta tulevaisuudessa kaupungin omana toimintana sekä edellytykset uudelle kilpailutukselle ja valmistella ehdotus Sodexo Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen irtisanomiseksi, ellei kaupungin reklamaatio ole johtanut sopimuskohtien täyttymiseen toukokuun kuluessa.

 

Päätös
Kokouksessa kuultiin kahta Sodexo Oy:n edustajaa, aluepäällikkö Sari Van De Coeveringia ja varatoimitusjohtaja Bianca Brinkiä.

Lisäksi kuultiin Sarlinska skolanin rehtoria Annika Johansson-Rosenlundia ja kiinteistöpäällikkö Seppo Pihliä.

 

Keskustelun kuluessa Stig Engman ehdotti Sandra Bergqvistin kannattamana, että kaupunginhallitus toteaa, että Sodexo Oy:lle siivouksen laadusta tehty reklamaatio ei ole johtanut siihen, että sopimuksen vaatimukset täyttyisivät. Kaupunginhallitus päättää sen vuoksi irtisanoa Sodexo Oy:n kanssa tehdyn siivoussopimuksen 1.11.2012 lukien sopimuksen 12. kohtaan viitaten. Kiinteistöpäällikölle annetaan tehtäväksi selvittää viimeistään kaupunginhallituksen 11.6. pidettävään kokoukseen yhdessä kaupunginlakimiehen ja sivistysosaston päällikön kanssa, miten siivous jatkossa hoidetaan, sekä valmistella ehdotus siivouksen uuden kilpailutuksen kriteereiksi.

 

Samalla selvitetään siivousalan koulutusmahdollisuudet yhdessä työvoimaviranomaisten kanssa.

 

Kaupunginhallitus käsittelee asiaa uudelleen 11.6.2012.

 

Puheenjohtaja totesi, että Stig Engmanin ehdotusta oli kannatettu ja että kaupunginhallituksen on sen vuoksi äänestettävä esittelijän ehdotuksesta ja Stig Engmanin ehdotuksesta siten, että esittelijän ehdotusta kannattavat äänestävät Jaa ja Engmanin ehdotusta kannattavat äänestävät Ei.

 

Äänestys toimitetaan nimenhuudolla.

 

Kaupunginhallitus hyväksyi puheenjohtajan ehdottaman äänestysmenettelyn.

 

Äänestyksessä annettiin

Jaa-ääniä
8 kpl

Ei-ääniä

3 kpl

 

Liite 18
Äänestyspöytäkirja

 

Puheenjohtaja totesi, että kaupunginhallitus on päättänyt esittelijän ehdotuksen mukaisesti.

 


______________________________

 




Poistuminen | Toimielimet | Kaupunginhallitus | Pöytäkirja 16.04.2012

©